Az önszerveződő munkacsapatok ereje és értéke a szervezetben
Sok szervezetben még mindig erősen él az a logika, hogy a hatékony működéshez irányításra, pontosan definiált jóváhagyási pontokra és hierarchikus döntéshozatalra van szükség. Gyorsan változó, komplex környezetben ez egyre gyakrabban nem elég.
Ilyenkor jelenthetnek kiváló megoldást az önszerveződő munkacsoportok. Az önszerveződés spontán módon, központi irányítás vagy külső ellenőrzés nélkül szerveződik, de nem jelent irányítás- és kontrollnélküliséget.
Az önszerveződés azt jelenti, hogy a csoport tagjai felelősséget vállalnak saját tevékenységeik irányításáért és a közös célok eléréséhez szükséges döntések meghozataláért.
Ahelyett, hogy a vezető vagy menedzser részletes utasításokat adna, az egyéneknek lehetőségük van meghatározni, hogyan végzik a munkájukat, hogyan működnek együtt kollégáikkal, és hogyan keresnek kreatív megoldásokat.
Az önszerveződés egy olyan megközelítés, amelyben a vezetés elosztottabbá válik, a vezetők pedig facilitátorként működnek: támogatják a csapatot, és szükség esetén útmutatást nyújtanak. Elismerik és értékelik az egyének kollektív bölcsességét és azt a képességet, hogy saját tevékenységüket önállóan irányítsák.
Hogyan alakulnak az önszerveződő munkacsoportok?
Az önszerveződő munkacsoportok nem egyik napról a másikra jelennek meg, és nem attól működnek jól, hogy a vezetés egyszerűen hátralép.
Általában valós szükségletek, problémák vagy lehetőségek mentén alakulnak ki, ott, ahol a hagyományos formátumok már túl lassúak, túl merevek, vagy túl távol vannak a problémától, vagy a céltól / lehetőségtől.
- van egy probléma, amit "nem lehet tovább tologatni",
- van egy cél vagy lehetőség, amit látunk és el akarunk érni,
- van egy téma, ami több területet érint, de nincs "gazdája",
- vagy egyszerűen emberek spontán összeállnak egy téma köré, mert érzik, hogy együtt gyorsabban és hatékonyabban tudnak dolgozni.
Az önszerveződéshez bizalom, együttműködés és hatékony kommunikáció szükséges. Azon az előfeltevésen alapul, hogy az emberek képesek megalapozott döntéseket hozni, és gyorsabban, rugalmasabban alkalmazkodni a változásokhoz, mint szoros felügyelet alatt.
Az önszerveződő csapatok jellemzői
1. Közös cél és annak ismerete, hogy a kapcsolódik a csoport munkája a szervezei szintű célokhoz, működéshez. A közös cél
- értelmet ad az együttműködésnek,
- irányt mutat a döntésekhez,
- segít priorizálni, amikor erőforrás szűkében van a csapat,
- csökkenti a személyes konfliktusokat, mert nem egymás ellen, hanem egy közös ügyért, célért dolgoznak.
2. Autonómia
A csapatok szabadon és felelősségteljesen irányítják saját tevékenységeiket.
Közösen megghatározzák
- hogyan érik el a célokat,
- milyen megközelítéseket választanak,
- milyen döntéseket hoznak.
A megfelelő autonómiához szükség van világos keretekre, hogy a csapat tudja, hol vannak a határok, amin belül szabadon mozoghat.
3. Együttműködés
Tudás, tapasztalat és készségek megosztása történik a közös cél érdekében. Ez erősíti a kreativitást és az innovációt.
Az egyéni eredményeknél előbbre valónak tartják a csapatmunkát, és nyitott, támogató környezetet teremtenek.
A siker közös erőfeszítés eredménye a csapat tagjai szabadon megosztják tudásukat, és közösen dolgoznak a közös célok elérése érdekében.
4. Megosztott felelősség
A felelősség nem egy embernél van, hanem eloszlik. Ez növeli a bevonódást, az elkötelezettséget és a belső motivációt.5. Részvétel a döntéshozatalban
A döntéseket nem egy ember, nem a vezető vagy egy bizottság hozza, hanem a csapat tagjai mind részt veszenk a döntéshozatalban, így tud érvényesülni, értéket teremteni a sokféle szakértelem, ami a csapattagoknál megtalálható.
7. Megosztott vezetés – tulajdonosi szemlélet
A tulajdonosi szemlélet és az elkötelezettség elengedhetetlenek az önszerveződő csapatokban. A vezetés helyzetfüggő, a csapat tagjai különböző helyzetekben, feladatokban vállalnak vezető szerepet, felelősséget, és haladéktalanul jelezniük kell az esetleges akadályokat, hogy azok megoldhatók legyenek.8. Szakértelem
Ahhoz, hogy egy önszervező csapat hatékonyan működjön, szükséges a csapatban meglévő sokszínű, változatos szakértelem, tudás és tapasztalat keveréke, ami lehetővé teszi a csapat tagjai számára, hogy egymást támogassák és szükség szerint különböző feladatokat lássanak el.
9. Motiváció
Ahelyett, hogy a vezetőségtől várnák a feladatokat, a csapat tagjai kezdeményeznek, és ha nincs terv, akkor új ötleteket is javasolnak. Ehhez nagyfokú belső motiváció, felelősségvállalási hajlandóság és a csapat közös víziójához való erős elkötelezettség szükséges.
10. Bizalom és tisztelet
A sebezhetőségen alapuló bizalom és a tisztelet alapvető fontosságú az önszerveződő csapatokban. A csapat tagjai aktívan hallgatnak egymásra. Ha valaki kihívással szembesül vagy segítségre szorul, bátorítják, hogy szóljon, kérjen segítséget vagy szánjon időt a tanulásra.
Mikor és miért érdemes önszerveződő munkacsoportot létrehozni?
- Komplex, több területet érintő problémák esetén.
- Amikor gyors tanulásra és kísérletezésre van szükség.
- Amikor a tudás nem egy helyen van.
- Amikor az elköteleződés fontosabb, mint a tökéletes terv.
- Innováció, új megközelítések esetén.
- Amikor a szervezet szeretné erősíteni a tulajdonosi szemléletet.
🎁 Megoldásfókuszú kérdés szerevezetknek
❓ Milyen konkrét problémák, kihívások vagy lehetőségek vannak most a szervezetben, ahol önszerveződő
munkacsoport valódi értéket teremthetne?
💡 Tippek szervezeteknek
1. Ne csapatokat hozzatok létre, hanem témákat és kérdéseket, amelyekhez lehet csatlakozni!
Lehet kicsiben is kezdeni, témától függően akár már 3-5 fő is el tud kezdeni dolgozni közösen, nem feltétlenül kellenek nagy csapatok.
2. Adjatok teret annak, hogy a szervezetből is jöhessen javaslat!
3. Próbáljátok ki az belső ötlet- crowdfundingot (részletes leírást a megjelölt forrásokban talász)
Ez egy olyan megközelítés, ahol az innovatív ötletek kiválasztását nem egy bizottság vagy a vezetés végzi, hanem a munkavállalók közössége: mindenki virtuális költségkeretet kap, amelyet a számára legígéretesebb ötletekbe "fektethet". Így nem a vezetés dönti el, melyik a legjobb ötlet, hanem egy tudatosan kialakított rendszer teszi lehetővé, hogy a legerősebb kezdeményezések alulról, közösségi támogatással emelkedjenek ki.
4. Képezzétek a munkavállalókat az önszerveződő csapatok működésére és, ha szükséges biztosítsatok számukra coachot, hogy a legjobbat tudják kihozni magukból.
5. Adjátok meg az alapkereteket: cél, időkeret, döntési határok.
6. Legyen világos, mire van felhatalmazás és mire nincs!
7. Vezetőknek:
- Ne vegyétek vissza az irányítást az első bizonytalanságnál!
- Ne vegyétek el a tanulás lehetőségét azzal, hogy mindent megoldotok helyettük
- Tartsátok a kereteket, ne a megoldást, inkább kérdezzetek és facilitáljatok!
- Kérdezzétek meg: "Mire van szükségetek tőlem?"
8. Ismerjétek el az önszerveződő munkát idővel, láthatósággal, elismeréssel!
9. Ünnepeljétek meg a kísérletezést, tanulást is, ne csak a sikert, így kap bátorságot és magabiztosságot az önszerveződő csapat.
🎁 Megoldásfókuszú kérdés önszerveződésen gondolkodóknak
❓ Milyen ügy, probléma vagy lehetőség van most körülöttem, ahol valódi értéket tudnék teremteni másokkal együtt?
💡 Tippek önszerveződéshez:
1. Kezdjetek a jó kérdés felvetésével, ne kész megoldással! Például:
- Mi az az elakadás / probléma, amit a most a leginkább érdemes megoldanunk?
- Mi lenne a legkisebb, mérhető javulás 2–4 héten belül?
2. Ne várjatok felhatalmazásra minden lépéshez, tisztázd a kereteket ellőre és úgy indulj elT
- Kérdezd meg (vezetőtől / szponzortól / érintettektől): "Mi az, amiben szabadon dönthetünk, és mi az, amit jóvá kell hagyatni?"
- Állapodjatok meg 3 keretben: idő (mennyi kapacitás), hatókör (mire terjed ki), döntési jog (mit dönthettek el).
- Legyen "stop-szabály": mikor kell megállni és egyeztetni (pl. költség, compliance, hatás, kockázat).
3. Kezdjetek kicsiben: 3–5 ember már munkacsoport
4. Beszéljétek meg: ki mit vállal, miben dönthet
5. Figyelj arra, hogy a felelősség ne csapjon át láthatatlan túlmunkába
- Rotáljatok feladatokat, amennyire lehetséges!
- Ha nincs keret/idő, inkább kisebb célt válasszatok!
6. Kérjetek visszajelzést, tegyétek láthatóvá a tanulásokat és az eredményeket!
Mi volt a cél? ▪️ Mit próbáltatok? ▪️ Mi működött? Mi nem? Miért? ▪️ Mi a következő apró lépés?
Az önszerveződő munkacsoport nem mindenre jó és minden környezetben működő csodaszer, de ott, ahol élő együttműködésre és valódi felelősségvállalásra van szükség, és a szervezet, a vezetés is készen áll rá, készen áll megtanulni, használni, az egyik legerősebb szervezeti eszközzé válhatnak.
A cikkben felhasznált források, képek, idézetek és további inspiráció itt található:
https://management30.com/blog/self-organizing-team/#definition
https://medium.com/@jurgenappelo/from-innovation-committees-to-internal-crowdfunding-fffa7d9b4860
https://businessmap.io/blog/self-organizing-team
https://www.pmi.org/learning/library/power-illusion-self-organizing-teams-5970